02 涉密文件的载体形式
涉密文件的载体形式多种多样，常见的有以下几种：
纸质文件
这是最传统、最常见的涉密文件载体，如机关之间相互往来的公文、内部处理事务的文件、各种报告、报表、图纸等。纸质涉密文件在制作、传递、保存和销毁等环节都有严格的保密要求。
电子文档
随着信息技术的飞速发展，电子文档成为越来越重要的涉密文件载体。包括存储在计算机硬盘、移动硬盘、u盘等电子设备中的文档、表格、演示文稿等。电子文档具有易复制、易传播的特点，因此其保密管理难度更大，需要采取一系列技术措施来确保其安全性，如加密存储、访问控制等。
磁介质文件
如磁带、磁盘等，曾经在信息存储领域广泛应用，现在虽然使用相对较少，但仍有部分涉密信息存储在这类介质中。磁介质文件的保密管理同样需要注意防止信息被窃取或篡改。
光盘
包括CD、DVD等，可用于存储大量的涉密数据，如视频资料、大型数据库等。光盘具有不易被篡改、存储容量大的优点，但在使用和保管过程中也需遵循严格的保密规定。
其他载体
除了上述常见的载体形式，还有一些特殊的载体也可能承载涉密文件，如胶片、幻灯片、照片、录音带、录像带等。这些载体在一些特定领域仍有应用，其保密管理也不容忽视。
03 涉密文件的管理环节
涉密文件的管理涵盖了从产生到销毁的全过程，每个环节都至关重要，必须严格遵守相关规定，确保国家秘密的安全。
起草环节
起草涉密文件时，起草人作为定密承办人，应当承担起定密和保密责任。要明确定密范围，熟知本机关、本单位的“定密事项一览表”，对于列入定密范围的事项，从起草之初就按涉密事项管理。对于起草过程较长或无法正常履行定密程序的涉密事项，机关、单位定密责任人可在起草前口头宣布预定密级，并对承办人提出明确保密要求。起草过程中形成的中间材料，如草稿、废稿、讨论稿等，承办人员都应妥善保管，不需要保存的，应及时销毁，不能随意丢弃。密件起草完成后，在送印前，要按定密程序正式履行定密手续，并做出国家秘密标志。
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制作环节
涉密文件的制作应当在安全保密的场所进行。如果是个人在办公室自行录入、打印等，工作时应避开无关人员，制作完成后及时清理现场和整理归档。送机关文印室制作的，要向文印人员声明并提出保密要求。若机关内部制作条件不具备，确需送外部制作的，必须送至保密行政管理部门审查批准的具有涉密载体印制资质的单位印制，并与承制单位签订保密协议。制作涉密文件应当使用涉密计算机和涉密移动存储介质，制作人员应当是符合条件并通过保密审查的涉密人员。制作完成的涉密文件，应当标明密级、保密期限、发放范围、制作数量及编号等信息，严格按照批准的数量执行，不得多制、私留。制作过程中产生的废料等材料，应妥善保管或及时销毁。
收发环节
涉密文件的收发应当由专职的涉密人员负责。分发时，要严格按照限定的接触范围填写密件分发表，注明不同单位所发密件的序号，填写发文通知单并随同密件一起装袋密封。准备邮递的，要填写好签收清单。分发时要仔细核对发送单位、数量、文号等信息，确保无误。签收时，要严格进行清点，确认密封完好无损，签收单登记与密件相符，密件发送单位、数量、内容准确无误后，方能履行签收手续。密件应由机要保密人员或专门人员拆封，标有专人亲启字样的，应交由指定人员拆封。
传递环节
涉密文件应当通过机要交通、机要通信或者其他符合国家保密规定的方式进行传递。本地密件传递可专人专车传递或通过机要文件交换站进行交换，承担自行投递任务的人员不得携带密件进入无关场所或办理其他无关事项。外地密件传递要通过机要交通、机要通信部门传递。涉密会议文件原则上应在会后收回，另行发送，确需与会人员带回的，应填发会议文件通知单，要求各单位及时收取，个人不得私自留存。禁止通过普通邮政、快递等无保密措施的渠道传递密件，禁止委托无关人员捎带密件。对于绝密级文件的传递，要求更为严格，本地传递实行专车二人护送，外地传递要包装密封，使用防透视材料制作的信封，并在封口及中缝处加盖密封章或加贴密封条。
使用环节
涉密文件的使用要严格限定知悉范围，对知悉和使用绝密级、机密级国家秘密的人员，应当作出书面记录。送阅时，经管人员接收密件后应填写阅办单，送主要领导或主管领导阅办，除特殊情况外，密件应在办公室或阅文室阅办。领导的批示要按照要求的范围传达，不得擅自扩大。传阅时，先由主要领导或主管领导确定传阅范围，再由经管人员按照范围进行传阅。查阅、借阅涉密文件要办理相关手续，在规定的场所和时间内进行。如需摘录、引用、汇编涉密文件内容，必须经过批准并履行审批手续。携带涉密文件外出，要按密级确定权限审批，并采取相应保护措施。
复制、摘抄、汇编环节
绝密级文件，非经原确定密级的机关单位或者上级机关批准，不得复制和摘抄。复制、复印、摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经过批准并履行审批手续。复印、复制本机关本单位产生的密件，应当经本机关本单位主管领导批准；复印、复制上级机关下发或其他机关单位制发的密件，应当经制发机关批准。复印、复制件须编制序号，控制发放范围，采取与原件同样的保密管理措施。涉密文件未经批准不得擅自汇编，汇编的密件，属于本机关本单位产生的，必须经单位主管领导批准；属于上级机关下发或者其他单位产生的，必须经发文机关单位同意。收录汇编的密件，应当分别标明原有密级和保密期限，汇编本封面应当按照收录密件的最高密级和最长保密期限标注。密件汇编应当按照其中最高密级的文件所限定的范围发放，不能擅自扩大范围。
保存环节
涉密文件应当存放在符合保密规定和标准的场所、设备中，如保密室、保密文件柜等。工作人员离开办公场所时，应当将涉密文件存放在保密文件柜中。对于绝密级文件，要实行专人保管、专册登记、专柜存放。定期对涉密文件进行清查、核对，确保文件的安全和完整性。
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销毁环节
涉密文件使用完毕或不再需要保存时，应当及时销毁。销毁涉密文件必须履行清点、登记手续，并报单位主管领导批准。可以自行销毁少量涉密文件的，应当2人以上相互监督；送外销毁的，必须送专门的销毁机构或保密行政管理部门指定的承销单位销毁，并由2人以上押运和监销。销毁时应当使用符合国家标准的销毁设备和方法，确保信息无法还原。严禁将涉密文件作为废品出售。
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